A. Data dan Informasi
Perbedaan antara data dan informasi sering menjadi titik awal untuk memahami sistem informasi. Sebagai tambahan, pengetahuan juga diikutkan untuk dibahas, mengingat pada saat ini pemakaian sistem pakar yang berbasiskan pengetahuan telah banyak digunakan.
1. Data
1. Data
Secara konseptual, data adalah deskripsi tentang benda, kejadian, aktivitas,dan transaksi yang tidak mempunyai makna atau tidak berpengaruh secara langsung kepada pemakai. Data dapat berupa nilai yang terformat, teks,citra,audio dan video. Data yang terformat adalah data dengan format tertentu. Misalnya data yang menyatakan tanggal atau jam atau menyatakan nilai mata uang. Teks adalah sederetan huruf, angka,dan simbol-simbol khusus (misalnya + dan $) yang kombinasinya tidak tergantung pada masing-masing item secara individual. Contoh teks adalah artikel Koran.
Citra (image) adalah data dalam bentuk gambar. Citra dapat berupa grafik,foto,hasil rontgen ataupun gambar yang lain. Audio adalah data dalam bentuk suara. Instrumen musik,suara orang atau suara binatang, gemericik air,detak jantung merupakan contoh data video. Video menyatakan data dalam bentuk sejumlah gambar yang bergerak dan bisa saja dilengkapi dengan suara. Video dapat digunakan untuk mengabadikan suatu kejadian atau aktifitas.
2. Informasi
2. Informasi
Ada beberapa definisi informasi :
• Informasi sebagai data yang telah diproses sedemikian sehingga meningkatkan pengetahuan yang menggunakan data tersebut.
• Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berati bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau saat mendatang .
Jadi, hal yang terpenting untuk membedakan informasi dengan data, informasi itu mempunyai kandungan “makna”, data tidak. Pengertian makna disini merupakan hal yang sangat penting karena berdasarkan maknalah si penerima dapat memahami informasi tersebut dan secara lebih jauh dapat menggunakannya untuk menarik suatu kesimpulan atau bahkan mengambil keputusan.
3. Karakteristik Data dan Informasi
A. Tipe Data
Ada bermacam-macam tipe data yang masing-masing tipe data memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing. Tipe data terformat cocok untuk menyimpan informasi seperti tanggal dan jam masuk karyawan (format tanggal dan format jam). Tipe data teks cocok untuk menyatakan data yang panjang semacam biografi singkat seseorang. Tipe data suara dapat digunakan untuk menyatakan bunyi-bunyian. Data video dapat digunakan untuk merekam tentang suatu aktivitas atau kejadian.
B. Akurasi dan Persisi
Istilah akurasi (accuracy) dan presisi (precise) sering kali tidak dibedakan. Bahkan dalam kamus Oxford, kedua istilah ini dianggap sama. Akurasi menyatakan derajat kebenaran terhadap informasi dan menentukan kehandalan atau reliabilitas informasi.Informasi yang benar-benar bebas dari kesalahan dikatakan sangat akurat. Adapun presisi berkaitan dengan tingkat kerincian suatu informasi.
Untuk data bilangan,ukuran akurasi berupa tingkat kesalahan, sedangkan ukuran kepresisian dinyatakan dengan jumlah digit yang signifikan. Pada komputer bilangan real dengan kepresisian tinggi dinyatakan dalam 16 digit. Jika anda menyatakan bilangan dengan kepresisian 18 digit berati ada dua digit yang tidak benar. Pada data citra, tingkat kepresisian ditentukan oleh sejumlah piksel per inci ( dots per inch atau dpi) atau biasa disebut dengan resolusi citra. Semakin besar dpi-nya, maka kualitas gambar semakin bagus.
C. Usia dan Rentang Waktu
Karakteristik informasi yang berkaitan dengan waktu adalah uaia informasi (age), ketepatan waktu (timeliness) dan rentang waktu (time horizon). Usia informasi menyatakan lama waktu sejak informasi dihasilkan hingga saat sekarang. Usia informasi mudah diketahui jika informasi yang dihasilkan berdasarkan laporan internal, namun kalau laporan yang dihasilkan oleh pihak eksternal, usia yang pasti ada sulit diketahui.
Ada dua aspek yang mempengaruhi usia informasi, yaitu interval dan keterlambatan. Informasi sering kali dihasilkan secara periodik, misalnya menurut skala harian,mingguan,bulanan dan sebagainya, skala ini biasa disebut interval. Adapun keterlambatan (delay) adalah lamanya waktu berlalu setelah akhir interval sampai informasi tersebut berada ditangan penerima.
Ketepatan waktu (timeliness) menyatakan usia data yang sesuai dengan upaya pengambilan keputusan. Artinya informasi tersebut tidak usang/kedaluwarsa ketika sampai ke penerimanya, sehingga masih ada waktu untuk menggunakan informasi tersebut sebagai bahan pengambilan keputusan.
Rentang waktu (time horizon) menyatakan selang waktu yang digunakan untuk mencakup data. Dalam hal ini, rentang waktu dapat beroperasi dimasa lalu,masa sekarang atau masa mendatang.
D. Tingkat keringkasan dan kelengkapan
Kadangkala informasi yang terlalu detail tidak memberikan hasil yang lebih baik, tetapi malah sebaliknya, karena informasi semakin sulit untuk diserap dan dipahami. Istilah informasi overload atau informasi yang berlebihan merupakan istilah yang ditujukan untuk menyatakan adanya informasi yang melimpah ruah dan membingungkan. Pada keadaan seperti ini ada kemungkinan penerima informasi mengabaikan informasi yang formal dan berganti menggunakan petunjuk-petunjuk tak formal dalam pengambilan keputusannya. Akibatnya keputusan sangat beresiko. Oleh karena itu sering kali informasi yang rinci perlu dikemas dalam bentuk yang lebih ringkas berupa ringkasan atau ikhtisar.Namun data yang ringkas terkadang malah menjadi sifat informasi yang tidak dikehendaki.Karena dapat mengaburkan yang sesungguhnya, mengingat ada informasinya yang tidak disertakan.
Idealnya informasi yang penting bagi pengambilan keputusan haruslalah lengkap (tak ada yang hilang) sehingga mengurangi faktor ketidak pastian.
E. Kemudahan Akses
Agar informasi bisa diterima oleh pemakai dengan lancar, kemudahan akses terhadap informasi harus terjamin. Oleh karena itu pihak-pihak yang berkompenten dengan informasi biasanya dilengkapi dengan komputer pribadi (PC) yang terhubung ke server, yang menyimpan data untuk memudahkan pengaksesan informasi.
F. Sumber
Sumber informasi dapat bersifat internal atau eksternal. Sumber internal berasal dari perusahaan itu sendiri, dan sumber data eksternal berasal dari lingkungan . Sumber informasi juga bisa bersifat formal dan informal. Sumber data formal diperoleh melalui system informasi,dokumen-dokumen yang dipublikasikan dan hasil pertemuan resmi, sedangkan informal diperoleh karena ada perbincangan tak resmi.
G. Relevansi dan nilai
Relevansi berati bahwa informasi benar-benar memberikan manfaat bagi pemakainya. Tentu saja relevansi informasi untuk setiap pemakai berbeda-beda. Nilai Informasi (value of information) ditentukan oleh dua hal yaitu manfaat dan biaya untuk mendapatkannya. Suatu informasi lebih bernilai kalau manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkannya.
H. Kualitas Informasi
Istilah kualitas informasi (quality of information) terkadang juga dipakai untuk menyatakan informasi yang baik. Kualitas informasi sering diukur berdasarkan :
• Relevansi
• Ketepatan Waktu
• Keakurasian.
Ketepatan waktu (timeliness) menyatakan usia data yang sesuai dengan upaya pengambilan keputusan. Artinya informasi tersebut tidak usang/kedaluwarsa ketika sampai ke penerimanya, sehingga masih ada waktu untuk menggunakan informasi tersebut sebagai bahan pengambilan keputusan.
Rentang waktu (time horizon) menyatakan selang waktu yang digunakan untuk mencakup data. Dalam hal ini, rentang waktu dapat beroperasi dimasa lalu,masa sekarang atau masa mendatang.
D. Tingkat keringkasan dan kelengkapan
Kadangkala informasi yang terlalu detail tidak memberikan hasil yang lebih baik, tetapi malah sebaliknya, karena informasi semakin sulit untuk diserap dan dipahami. Istilah informasi overload atau informasi yang berlebihan merupakan istilah yang ditujukan untuk menyatakan adanya informasi yang melimpah ruah dan membingungkan. Pada keadaan seperti ini ada kemungkinan penerima informasi mengabaikan informasi yang formal dan berganti menggunakan petunjuk-petunjuk tak formal dalam pengambilan keputusannya. Akibatnya keputusan sangat beresiko. Oleh karena itu sering kali informasi yang rinci perlu dikemas dalam bentuk yang lebih ringkas berupa ringkasan atau ikhtisar.Namun data yang ringkas terkadang malah menjadi sifat informasi yang tidak dikehendaki.Karena dapat mengaburkan yang sesungguhnya, mengingat ada informasinya yang tidak disertakan.
Idealnya informasi yang penting bagi pengambilan keputusan haruslalah lengkap (tak ada yang hilang) sehingga mengurangi faktor ketidak pastian.
E. Kemudahan Akses
Agar informasi bisa diterima oleh pemakai dengan lancar, kemudahan akses terhadap informasi harus terjamin. Oleh karena itu pihak-pihak yang berkompenten dengan informasi biasanya dilengkapi dengan komputer pribadi (PC) yang terhubung ke server, yang menyimpan data untuk memudahkan pengaksesan informasi.
F. Sumber
Sumber informasi dapat bersifat internal atau eksternal. Sumber internal berasal dari perusahaan itu sendiri, dan sumber data eksternal berasal dari lingkungan . Sumber informasi juga bisa bersifat formal dan informal. Sumber data formal diperoleh melalui system informasi,dokumen-dokumen yang dipublikasikan dan hasil pertemuan resmi, sedangkan informal diperoleh karena ada perbincangan tak resmi.
G. Relevansi dan nilai
Relevansi berati bahwa informasi benar-benar memberikan manfaat bagi pemakainya. Tentu saja relevansi informasi untuk setiap pemakai berbeda-beda. Nilai Informasi (value of information) ditentukan oleh dua hal yaitu manfaat dan biaya untuk mendapatkannya. Suatu informasi lebih bernilai kalau manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkannya.
H. Kualitas Informasi
Istilah kualitas informasi (quality of information) terkadang juga dipakai untuk menyatakan informasi yang baik. Kualitas informasi sering diukur berdasarkan :
• Relevansi
• Ketepatan Waktu
• Keakurasian.
